ใบเสนอราคา

ใบเสนอราคา (Quotation) คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อนำเสนอข้อมูลรายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่จะขาย รวมถึงรายละเอียดราคาและเงื่อนไขการขายให้กับลูกค้า

รายการใบเสนอราคา

หน้ารายการใบเสนอราคาแสดงข้อมูลต่าง ๆ และสถานะของเอกสารดังรูป

ออก CSV, ออก Excel ส่งออกเอกสารทั้งหมดเป็นไฟล์ CSV หรือ Excel

กดที่ ⬜ เพื่อเลือกข้อมูลและดูคำสั่งเพิ่มเติมได้

เมื่อกดปุ่ม ⚙️ จะมีคำสั่งเพิ่มเติมให้เลือกใช้งาน

หากต้องการค้นหาข้อมูลแบบละเอียดก็สามารถทำได้เช่นเดียวกัน ด้วยการกดที่ปุ่ม ☰ ทางด้านขวาบน จากนั้นให้เลือกข้อมูลแล้วกดตรงปุ่มค้นหาละเอียด

การสร้างใบเสนอราคา

เข้าเมนู การขาย → ใบเสนอราคา กดปุ่ม สร้างใบเสนอราคา ตามกรอบสีแดงด้านล่าง

โปรแกรมจะแสดงหน้าจอตามภาพด้านล่าง ข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือ สีแดง เป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก หรือเลือกเสมอ

• เลขที่ใบเสนอราคา โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ และสามารถกำหนดรูปแบบของหมายเลขเอกสารได้ที่โปรแกรม การตั้งค่า → เอกสาร → ใบเสนอราคา หรือกดที่ ⚙️ โปรแกรมจะแสดงหน้าตั้งค่าเอกสาร ตามภาพด้านล่าง

• วันที่ออกเอกสาร ค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้
• ลูกค้า เลือกลูกค้าที่ต้องการออกใบเสนอราคา หรือสามารถกดไปที่เมนู การขาย → ลูกค้า และเพิ่มลูกค้าใหม่ ด้วยการกดปุ่ม เพิ่มลูกค้า

โปรแกรมจะแสดงหน้าเพิ่มลูกค้าใหม่ ตามภาพด้านล่าง

• หมายเลขอ้างอิง กรอกหมายเลขอ้างอิงของใบเสนอราคา

• วันที่หมดอายุ ค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบันในเดือนถัดไป สามารถแก้ไขได้

• พนักงานขาย เลือกพนักงานที่รับผิดชอบการขาย

• เงื่อนไขการชำระ เลือกเงื่อนไขการชำระเงิน

• วันครบกำหนดชำระ ค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้

• หัวข้อ ระบุหัวข้อของใบเสนอราคา

• ราคา เลือกระดับราคา

• ขายจากคลังสินค้า เลือกคลังสินค้า

• รูปแบบฟอร์ม เลือกรูปแบบฟอร์มของใบเสนอราคา

• ที่อยู่สำหรับส่งสินค้า เลือกที่อยู่สำหรับการจัดส่งสินค้า

ข้อมูลสินค้า คุณสามารถค้นหาข้อมูลสินค้าได้จากรหัสสินค้า หรือชื่อสินค้า ได้โดยตรงหรือเลือกจากรายการสินค้า ที่แสดง

คำอธิบาย ราคา ส่วนลด และภาษีถูกดึงมาโดยอัตโนมัติ ตามที่ได้ตั้งค่าไว้หน้า สินค้าคงหลัง → สินค้า

เงินรวม ภาษี จะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ข้อมูลถูกแก้ไข คุณสามารถใส่ ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าขนส่ง เป็นต้น

📓 หากมีการตั้งค่าหมายเหตุไว้ใน การตั้งค่า → เอกสาร → ใบเสนอราคา ข้อมูลจะถูกดึงมาให้โดยอัตโนมัติ

เมื่อใส่ข้อมูลครบถ้วนตามต้องการ กด บันทึก สถานะของเอกสารจะเป็น ร่าง, หรือกด บันทึกและอนุมัติ สถานะเอกสารจะเป็น อนุมัติ, หรือกดปุ่ม ยกเลิก เพื่อกลับไปหน้ารายการใบเสนอราคา

เมื่อกดบันทึกแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้ารายละเอียดใบเสนอราคา ตามภาพด้านล่าง โปรแกรมจะแสดงปุ่มสำหรับ อนุมัติ หรือ กดปุ่มคำสั่งอื่น เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม

📓 ผู้ใช้สามารถตรวจสอบรายชื่อผู้มีสิทธิ์อนุมัติได้จาก การตั้งค่า → ผู้ใช้ และ การตั้งค่า → กำหนดสิทธิ์กลุ่มผู้ใช้

การอนุมัติใบเสนอราคา

เมื่อใช้คำสั่งอนุมัติ โปรแกรมจะแสดงผลตามรูป สถานะของเอกสารจะเป็น อนุมัติ และ จะมีปุ่มยอมรับ และ ปฎิเสธ ขึ้นมาเพิ่มเติม

การยอมรับใบเสนอราคา

เมื่อใช้คำสั่งยอมรับ โปรแกรมจะแสดงผลตามรูป สถานะของเอกสารจะเป็น ยอมรับ และ จะมีคำสั่งรับมัดจำขึ้นมาเพิ่มเติม

📓 เมื่อกดที่ปุ่มรับมัดจำ โปรแกรมจะดึงข้อมูลใบเสนอราคาไปสร้างเป็นใบแจ้งหนี้เพื่อรับเงินมัดจำ การขาย → ใบแจ้งหนี้ ประเภทเอกสารของใบแจ้งหนี้จะเป็น ใบรับมัดจำ

การแปลงใบเสนอราคาเป็นเอกสารอื่น

เมื่อเอกสารอยู่ในสถานะ ยอมรับ จะมีคำสั่งแปลงใบเสนอราคาให้เป็นใบแจ้งหนี้ และ ใบสั่งขาย เพิ่มขึ้นมา

📓 เมื่อกดปุ่ม แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ หรือ แปลงเป็นใบสั่งขาย โปรแกรมจะดึงข้อมูลใบเสนอราคาไปสร้างเป็นใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งขายตามที่ผู้ใช้เลือก ที่หน้า การขาย → ใบแจ้งหนี้ หรือ การขาย → ใบสั่งขาย ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลได้ที่หน้าเอกสารที่ต้องการสร้าง

การปฏิเสธใบเสนอราคา

เมื่อใช้คำสั่งปฏิเสธ โปรแกรมจะแสดงผลตามรูป และสถานะของเอกสารจะเป็น ปฏิเสธ

การพิมพ์ใบเสนอราคา

ผู้ใช้สามารถกดสัญลักษณ์ลูกศรข้างปุ่ม พิมพ์ เพื่อเลือกรูปแบบของฟอร์ม, จำนวนต้นฉบับ, จำนวนสำเนาเพื่อพิมพ์ได้

เมื่อกด พิมพ์ โปรแกรมจะทำการพิมพ์เอกสารออกมาในรูปแบบที่ไฟล์ pdf

การยกเลิกใบเสนอราคา

เมื่อต้องการยกเลิกใบเสนอราคา กดปุ่ม ยกเลิก โปรแกรมจะเปลี่ยนสถานะของเอกสารเป็น ยกเลิก และจะไม่สามารถแก้ไขเอกสารได้อีก