ใบสั่งซื้อ

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือ PO) เป็นเอกสารที่กิจการออกให้กับผู้ขาย (Vendor หรือ Supplier) เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการ

โดยผู้ใช้สามารถสร้างใบสั่งซื้อจากใบขอซื้อที่ผ่านการอนุมัติแล้ว หรือสร้างใบสั่งซื้อได้โดยตรงโดยไม่ผ่านใบขอซื้อ

รายการใบสั่งซื้อ

หน้ารายการใบสั่งซื้อแสดงข้อมูลต่างๆ สถานะของเอกสาร ตามภาพด้านล่าง

ออก CSV, ออก Excel ส่งออกเอกสารทั้งหมดเป็นไฟล์ CSV หรือ Excel

กดที่ ⬜ เพื่อเลือกข้อมูลและดูคำสั่งเพิ่มเติมได้

เมื่อกดที่ ⚙️ จะมีคำสั่งเพิ่มเติมให้เลือกใช้งาน

หากต้องการค้นหาข้อมูลของใบสั่งซื้อโดยละเอียดก็สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม ☰ จากนั้นให้ใส่ข้อมูลที่ต้องการทราบและกดปุ่ม ค้นหาละเอียด

การสร้างใบสั่งซื้อ

เข้าเมนู การซื้อ → ใบสั่งซื้อ กดปุ่มสร้างใบสั่งซื้อ ตามกรอบสีแดงด้านล่าง

โปรแกรมจะแสดงหน้าจอตามภาพด้านล่าง ข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือ สีแดง เป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก หรือเลือกเสมอ

• เลขที่ใบสั่งซื้อ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ และสามารถกำหนดรูปแบบของหมายเลขเอกสารได้ที่โปรแกรม การตั้งค่า → เอกสาร → ใบสั่งซื้อ หรือกดที่ ⚙️ โปรแกรมจะแสดงหน้าตั้งค่ารูปแบบเลขที่เอกสาร ตามภาพด้านล่าง

• วันที่ออกเอกสาร ค่าเริ่มต้นเป็นวันที่ปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้

• ผู้ขาย เลือกผู้ขายที่ต้องการออกใบสั่งซื้อ สามารถเพิ่มผู้ขายใหม่โดยไปที่เมนู การซื้อ → ผู้ขาย หรือกดปุ่ม เพิ่มผู้ขายใหม่ ตามกรอบสีแดงด้านล่าง

โปรแกรมจะแสดงหน้าเพิ่มผู้ขายใหม่ ตามภาพด้านล่าง

• หมายเลขอ้างอิง ใส่หมายเลขเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น เลขใบเสนอราคาจากผู้ขาย เลขเอกสารภายในที่เกี่ยวกับใบสั่งซื้อ

• เงื่อนไขการชำระเงิน จะถูกเลือกตามที่ตั้ง ค่าไว้กับผู้ขายที่เลือก หรือคุณสามารถเปลี่ยนได้ในเมนู การซื้อ → ผู้ขาย ข้อมูลเงื่อนไขการชำระเงินสามารถเพิ่มหรือแก้ไขได้ที่เมนู การตั้งค่า → เงื่อนไขการชำระเงิน

• วันครบกำหนดชำระ วันครบกำหนดชำระเงิน โปรแกรมนับจากวันที่เอกสารใบสั่งซื้อ และเงื่อนไขการชำระเงินที่เลือกสำหรับผู้ขายรายนั้นๆ เช่น 30 วัน 60 วัน เป็นต้น

• วันที่ต้องการสินค้าในใบสั่งซื้อ วันที่ต้องการสินค้าในใบสั่งซื้อ

• ที่อยู่สำหรับส่งสินค้า เลือกที่อยู่สำหรับส่งสินค้า

ข้อมูลสินค้า คุณสามารถค้นหาข้อมูลสินค้าได้จากการพิมพ์รหัสสินค้า หรือชื่อสินค้า ได้โดยตรงหรือเลือกจากรายการสินค้า ที่แสดง

ข้อมูล ชื่อสินค้า ราคา ส่วนลด และภาษีถูกดึงมาโดยอัตโนมัติ ตามที่ได้ตั้งค่าไว้หน้า สินค้าคงหลัง → สินค้า

• หากมีการกำหนด ราคา กับลูกค้าที่เลือก ราคานั้นจะถูกแสดง หากไม่มีจะดูตาม ระดับราคา ที่เลือก

• หากมีการตั้ง ส่วนลด ของสินค้านั้น ๆ ให้กับลูกค้าทีเลือก ส่วนลดจะถูกดึงมาแสดงและคำนวณโดยอัตโนมัติ

เงินรวม ภาษี จะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ข้อมูลถูกแก้ไข คุณสามารถใส่ ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ค่าขนส่ง เป็นต้น

หมายเหตุ ที่ต้องการ หากมีการตั้งค่าหมายเหตุไว้ใน การตั้งค่า → เอกสาร → ใบสั่งซื้อ ข้อมูลจะถูกดึงมาให้อัตโนมัติ

มัดจำ จะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ข้อมูลถูกแก้ไข

เมื่อใส่ข้อมูลครบถ้วนตามต้องการ กด บันทึก ใบสั่งซื้อ สถานะของเอกสารจะเป็น ร่าง, หรือกด บันทึกและอนุมัติ สถานะเอกสารจะเป็น อนุมัติ, หรือกดปุ่ม ยกเลิก เพื่อกลับไปหน้ารายการใบสั่งซื้อ

เมื่อกดบันทึกแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้ารายละเอียดใบสั่งซื้อ ตามภาพด้านล่าง โปรแกรมจะแสดงปุ่มสำหรับ อนุมัติ หรือกดปุ่ม คำสั่งอื่น เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม

ผู้มีสิทธิ์อนุมัติ สามาถตรวจสอบข้อมูลจากโปรแกรม การตั้งค่า → เมนูผู้ใช้ และ การตั้งค่า → เมนูกำหนดสิทธิ์กลุ่มผู้ใช้

การอนุมัติใบสั่งซื้อ

เมื่ออนุมัติเอกสารแล้ว โปรแกรมจะแสดงปุ่ม รับสินค้า

เมื่อกดที่ปุ่ม รับสินค้า โปรแกรมจะนำข้อมูลของใบสั่งซื้อส่งไปยังหน้ารับสินค้า เพื่อนำไปแก้ไขหรือบันทึกต่อไป การซื้อ → รับสินค้า

หรือสามารถกดรับสินค้าได้จากผู้ขายรายเดียว แต่มีหลายๆ ใบสั่งซื้อ จากหน้ารายการใบสั่งซื้อ ผู้ใช้สามารถเลือกใบสั่งซื้อจากผู้ขายรายเดียว แต่มีหลายๆ ใบสั่งซื้อได้พร้อมๆ กัน โปรแกรมจะสร้างใบรับสินค้าให้อัตโนมัติ โดยแยกสินค้าตามใบสั่งซื้อให้อัตโนมัติ ตามภาพด้านล่าง

การพิมพ์ใบสั่งซื้อ

เมื่อกดปุ่ม 🔽 โปรแกรมจะทำการให้เลือกรูปแบบของแบบฟอร์ม, จำนวนต้นฉบับ, จำนวนสำเนา

เมื่อกด พิมพ์ โปรแกรมจะทำการพิมพ์เอกสารออกมาในรูปแบบที่เลือกไว้

การยกเลิกใบสั่งซื้อ

เมื่อใช้คำสั่งยกเลิก โปรแกรมจะแสดงตามภาพด้านล่าง และสถานะของเอกสารจะเป็น ยกเลิก