บันทึกบัญชี

ผู้ใช้สามารถค้นหาและดูรายการทางบัญชีทั้งหมดในโปรแกรม ข้อมูลรายการทางบัญชีมาจาก 2 ส่วนคือ โปรแกรมสร้างรายการบัญชีให้อัตโนมัติตามรหัสบัญชีทีมีการผูกไว้กับข้อมูล สินค้า ลูกค้า ผู้ขาย และค่าใช้จ่ายต่างๆเมื่อมีการบันทึกข้อมูลเช่น การรับ จ่ายเงิน การตั้งเจ้าหนี้ ลูกหนี้ โปรแกรมจะสร้างรายการบัญชีให้โดยอัตโนมัติ (ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ การตั้งค่ารหัสบัญชี)

อีกส่วนหนึ่งเป็นรายการที่ผู้ใช้งานบันทึกด้วยตนเอง เช่น รายการปรับปรุงต่างๆ ที่โปรแกรมไม่ได้มีการสร้างให้โดยอัตโนมัติ

รายการทางบัญชีทั้งหมดที่มีการอนุมัติยืนยันรายการแล้วจะถูกคำนวณเพื่อแสดงในรายการงบการเงินต่างๆ เช่น งบทดลอง งบแสดงฐานะทางการเงิน และงบกำไรขาดทุน เป็นต้น

รายการบัญชี

หน้ารายการบันทึกบัญชีแสดงรายการทางบัญชีทั้งหมดที่สร้างขึ้น ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลด้วยเงื่อนไขต่างๆ เช่น เลขที่เอกสาร วันที่สร้าง คำอธิบาย เป็นต้น

ข้อมูลที่ค้นหาสามารถกดปุ่ม ออก csv, ออก Excel เพื่อดาวน์โหลดข้อมูลและบันทึกเป็นไฟล์ csv หรือ Excel

เมื่อกดปุ่ม ⚙️ จะมีคำสั่งเพิ่มเติมให้เลือกใช้งาน

หากต้องการค้นหาข้อมูลของรายการบันทึกบัญชีโดยละเอียดก็สามารถทำได้โดยการกดปุ่ม ☰ จากนั้นให้ใส่ข้อมูลที่ต้องการทราบและกดปุ่ม ค้นหาละเอียด

การบันทึกบัญชี

เข้าเมนู บัญชี → บันทึกบัญชี กดปุ่ม บันทึกบัญชี ตามกรอบสีแดงด้านล่าง

โปรแกรมจะแสดงหน้าจอตามภาพด้านล่าง ข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือ สีแดง เป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอก หรือเลือกเสมอ

• เลขที่เอกสาร โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ โดยแบ่งตามประเภทสมุดบัญชีที่เลือก

  • สมุดบัญชีซื้อ PV
  • สมุดบัญชีขาย SV
  • สมุดบัญชีจ่าย PV
  • สมุดบัญชีรับ RV
  • สมุดบัญชีทั่วไป JV
    ตามด้วย ปี 2 หลัก เดือน 2 หลัก และเลขต่อเนื่อง 3 หลัก

• วันที่บันทึกบัญชี ค่าเริ่มต้นเป็นวันปัจจุบัน สามารถแก้ไขได้

• สมุดบัญชี เลือกประเภทสมุดบัญชี

• หมายเลขอ้างอิง หมายเลขเอกสารอ้างอิง

• หมายเหตุ หมายเหตุเพิ่มเติม

• บันทึกภายใน บันทึกช่วยจำสำหรับใช้ภายในองค์กร

• รหัสบัญชี รหัสบัญชี

• คำอธิบาย คำอธิบายต่างๆ

• เดบิต จำนวนเงินด้านเดบิต

• เครดิต จำนวนเงินด้านเครดิต

• แผนก เลือกแผนก สามารถแก้ไขเพิ่มเติมในแผนก การตั้งค่า → แผนก

• โครงการ เลือกโครงการ สามารถแก้ไขเพิ่มเติมในโครงการ การตั้งค่า → โครงการ

• ผู้รับผิดชอบ เลือกผู้รับผิดชอบ

• ผู้ขาย เลือกผู้ขาย

• ลูกค้า เลือกลูกค้า

• Add เพิ่มรายการบัญชี

เมื่อใส่ข้อมูลครบถ้วนตามต้องการ กด บันทึก สถานะของเอกสารจะเป็น ร่าง หรือกด อนุมัติ สถานะเอกสารจะเป็น อนุมัติ, หรือกดปุ่ม ยกเลิก เพื่อกลับไปหน้ารายการบันทึกบัญชี

เมื่อกดบันทึกแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้ารายละเอียดใบเสร็จรับเงิน ตามภาพด้านล่าง โปรแกรมจะแสดงปุ่ม อนุมัติ สำหรับหัวหน้าผู้มีสิทธิ์เข้ามาอนุมัติ หรือกดปุ่ม คำสั่งอื่น เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม

ผู้มีสิทธิ์อนุมัติ สามาถตรวจสอบข้อมูลจากโปรแกรม การตั้งค่า → เมนูผู้ใช้ และ การตั้งค่า → เมนูกำหนดสิทธิ์กลุ่มผู้ใช้

การอนุมัติรายการบัญชี

การอนุมัติรายการบัญชีที่บันทึกไว้สามารถทำได้จากหน้ารายการ หรือหน้ารายละเอียดการบันทึกบัญชี

จากหน้ารายการบันทึกบัญชี กด ⬜ เพื่อเลือกรายการที่ต้องการอนุมัติ จากนั้นกดปุ่ม อนุมัติ

หรือจากหน้ารายละเอียดการบันทึกบัญชี กดปุ่ม อนุมัติ

เมื่อทำการอนุมัติสำเร็จ สถานะของเอกสารจะเปลี่ยนเป็น อนุมัติ

📓 ข้อมูลที่สถานะเป็นอนุมัติแล้วเท่านั้น ที่ถือว่าเป็นรายการบัญชีที่มีผล และจะถูกรวมในการคำนวณยอดคงเหลือ หรือแสดงในรายงานงบการเงินต่างๆ

การพิมพ์รายการบันทึกบัญชี

เมื่อกด 🖨️ โปรแกรมจะทำการพิมพ์เอกสารออกมาในรูปแบบที่เลือกไว้

การยกเลิกรายการบันทึกบัญชี

เมื่อใช้คำสั่งยกเลิก โปรแกรมจะแสดงผลตามรูป และสถานะของเอกสารจะเป็น ยกเลิก